Aide en ligne - Prise en main

PARTIE 2 - PRISE EN MAIN ET DÉCOUVERTE DE SYNÉBAT

1. Première utilisation

Lors de la première utilisation du logiciel, après avoir activé ou non votre logiciel, le formulaire ci-dessous apparaît:

Bienvenue dans Synébat

Vous avez le choix entre plusieurs options:

  • Utiliser la version de démonstration avec une base de données exemple: Des données exemples sont déjà saisies dans la base. Celles-ci vous permettront de parcourir le logiciel et de comprendre les opérations de Synébat plus facilement. Nous utiliserons cette base de données exemple dans ce guide
  • Créer une nouvelle société: pour commencer à utiliser Synébat avec vos propres données
  • Se connecter à des données: si vous êtes déjà utilisateur de Synébat et que vous avez réinstallé le logiciel, vous avez la possibilité de vous connecter à des données sauvegardées et reprendre là ou vous vous étiez arrêté

Vous pouvez réinitialiser Synébat à tout moment en cliquant sur l’icône Réinitialisation. Consultez le chapitre Gestion des données pour plus d'informations

2. Paramétrage du logiciel

Si vous avez choisi d’utiliser la version vierge, un assistant de paramétrage se lance. Il va vous permettre de configurer Synébat avec vos données personnelles.

Coordonnées de l'entreprise

Saisissez les coordonnées de votre entreprise dans cette fenêtre et cliquez sur Suivant.

Coordonnées de l'entreprise

Dates de l'exercice

Saisissez les dates de votre exercice en cours puis cliquez sur Suivant.

La durée d'un exercice est généralement de douze mois. Le premier exercice peut avoir une durée plus courte ou plus longue, dans la limite de 23 mois.

Type de TVA

Choisissez votre type de TVA et cliquez sur Suivant.

  • TVA sur encaissement: La TVA due est calculée aux encaissements de l’entreprise (rentrées d’argent)
  • TVA sur facturation: La TVA due est calculée dès la facturation aux clients de l’entreprise

Prix de revient

Renseignez les champs suivants à partir d’un compte d’exploitation prévisionnel (s’il s’agit de votre premier exercice) ou d’une balance ou un compte de résultat pour permettre le calcul de vos ratios:

  • Montant des achats: Montant total des fournitures de matériaux
  • Montant de la masse salariale: Somme de tous salaires et charges sociales (rémunération et charges sociales de l'exploitant inclus)
  • Nombre d’heures de production: Total des heures productives exécutées par les salariés productifs et l'exploitant
  • Charges fixes: Total des charges fixes de l'exercice. Ex: Charges de fonctionnement (carburant, électricité, frais postaux...), locations immobilières, assurances, etc.
  • Prix horaire moyen de production: Moyenne du salaire horaire brut des salariés productifs et de l'exploitant (si productif)
  • Pourcentage de travail non productif du dirigeant: Part de travail non productif de l'exploitant
  • Bénéfice souhaité sur débours: Bénéfice souhaité sur la totalité des frais
  • Investissements prévus: Montant des investissements supplémentaires prévus en cours d'exercice
  • Durée des amortissements: Durée moyenne des investissements, en années
  • Rémunération annuelle de l’exploitant: Total des rémunérations et charges sociales de l'exploitant (s'il n'est pas salarié).
  • Variation du personnel improductif: Évolution éventuelle des salariés improductifs en cours d'exercice

Prix de revient

Cliquez sur Terminer.

Synébat est maintenant paramétré. Choisissez l’action que vous souhaitez effectuer dans la fenêtre qui s’affiche à l’écran et cliquez sur OK.

Vous pouvez à tout moment modifier ces données en cliquant sur l’icône Paramètres du menu général

3. Paramètres

Cette fonction est accessible depuis le Ruban ou le Menu Général. Elle vous permet de modifier vos paramétrages ou consulter les données relatives aux salaires ou au prix de revient à tout moment.

La fenêtre paramètres et composée de quatre onglets:

  • Coordonnées de l’entreprise
  • Comptabilité
  • Salaires
  • Prix de revient

Coordonnées de l’entreprise

Cet onglet vous permet de consulter et/ou modifier les coordonnées de votre entreprise.

Comptabilité

Cet onglet vous permet de consulter vos dates d’exercice, et de modifier votre type de TVA.

Salaires

Cet onglet vous permet de consulter et/ou modifier les données relatives aux salaires. Bien que prérenseigné, il doit être consulté régulièrement et mis à jour suivant l’évolution des éléments suivants:

  • Smic horaire: Valeur actuelle du Smic horaire
  • Avantage en nature: Valeur d’un avantage en nature accordé par l’entreprise (Ex. restaurant payé par l’entreprise)
  • Montant paniers: Valeur actuelle des paniers
  • Taux indemnités intempéries: Taux à appliquer au salaire horaire pour le remboursement des heures d’intempéries perdues
  • Coefficient Fillon n°1: Coefficient numérateur utilisé dans la formule de calcul des abattements « Fillon »
  • Coefficient Fillon n°2: Coefficient  dénominateur utilisé dans la formule de calcul des abattements « Fillon »
  • Coefficient Fillon n°3: Coefficient multiplicateur utilisé dans la formule de calcul des abattements « Fillon »
  • Plafond SS: Plafond annuel de la Sécurité sociale
  • Salaire charnière mensuel GMP: Plafond mensuel utilisé pour le calcul de cotisations de retraite pour les cadres (suivant leur niveau de rémunération)
  • Prévoyance ouvriers (CSG): Taux utilisé pour calculer l’assiette des cotisations de CSG pour le personnel appartenant à la catégorie Ouvriers (sur la part patronale des cotisations de prévoyance)
  • Prévoyance ETAM (CSG): Taux utilisé pour calculer l’assiette des cotisations de CSG pour le personnel appartenant à la catégorie ETAM (sur la part patronale des cotisations de prévoyance)
  • Prévoyance cadres (CSG): Taux utilisé pour calculer l’assiette des cotisations de CSG pour le personnel appartenant à la catégorie Cadres (sur la part patronale des cotisations de prévoyance)
  • Forfait frais médicaux ETAM: Forfait mensuel pris en compte pour le calcul des garanties de frais médicaux pour le personnel appartenant à la catégorie ETAM (suivant options choisies)
  • Forfait frais médicaux Cadres: Forfait mensuel pris en compte pour le calcul des garanties de frais médicaux pour le personnel appartenant à la catégorie Cadres (suivant options choisies)
  • Indemnité horaire chômage partiel: Indemnité horaire minimum à appliquer au remboursement au salarié des heures perdues pour chômage partiel

Paramètres - Salaires

Prix de revient

Cet onglet vous permet de consulter ou modifier les données de votre prix de revient.

Lors de votre premier exercice avec Synébat, ces données sont librement modifiables. Cependant, dès la première clôture annuelle effectuée sur le logiciel, celles-ci seront automatiquement recalculées selon les données de l’exercice précédent et ne seront donc plus modifiables (sauf les éléments évolutifs tels que des investissements supplémentaires prévus dans l’année ou l’évolution des coûts des personnels improductifs, qui restent accessibles à tout moment).

Les ratios seront alors recalculés selon vos chiffres réels. Ils sont visualisables en cliquant sur Voir les ratios.

  • Coefficient MO: Coefficient multiplicateur à appliquer sur le débours d’un chantier (Prix de revient horaire * nombre d’heures)  intégrant les frais généraux, amortissements, bénéfice souhaité… Permet de déterminer le prix de vente HT minimum. Pour les chantiers de Main d’œuvre sans fournitures.
  • Coefficient MO + MP: Coefficient multiplicateur à appliquer sur le débours d’un chantier (Prix de revient horaire * nombre d’heures + total des matériaux et achats) intégrant les frais généraux, amortissements, bénéfice souhaité… Permet de déterminer le prix de vente HT minimum. Pour les chantiers incluant main d’œuvre et fournitures.
  • Coefficient PRH:Coefficient multiplicateur à appliquer sur le salaire horaire brut du salarié intégrant les salaires et charges sociales du personnel improductif et/ou du chef d’entreprise pour déterminer le prix de revient horaire.

Ratios

4. Structure du logiciel

Synébat a été développé avec Microsoft Office Access 2007.  Les outils de développement d’Office nous ont permis de conserver l’interface et l’environnement d’Access 2007. Les habitués d’Office s’accoutumeront donc très vite au fonctionnement de Synébat.

a. Les menus

Synébat se compose de trois modules principaux: Gestion des chantiers, Comptabilité, et Salaires. Chaque module se présente sous la forme d’un menu tel que celui-ci:

Menu général

Cliquez sur les icônes pour accéder à chaque module.

b. Les onglets

Chaque fenêtre s’ouvre dans un nouvel onglet. Cela vous permet de naviguer facilement entre les différentes vues tout en les gardant accessibles. Cliquez un onglet pour afficher la fenêtre correspondante.

Onglets

c. Le ruban

La barre d’outils ou Ruban se présente de la même façon que le ruban de Microsoft Office. Il est accessible à tout moment et peut être masqué en faisant Clic Droit>Réduire le ruban.

Ruban

Il est composé de cinq onglets :

  • L’onglet Menu vous permet d’accéder rapidement aux différentes catégories du programme
  • L’onglet Données regroupe les fonctions de gestion de données telles que les sauvegardes, les imports et exports etc.
  • L’onglet Outils vous offre des outils d’affichage et de navigation
  • L’onglet À propos regroupe les informations relatives au programme
  • L’onglet Aperçu avant impression n’apparait que lorsque vous ouvrez un rapport. Il vous permet de mettre en page les rapports avant l’impression.

d. Les fenêtres

Les fenêtres sont pour la plupart conçues selon le même modèle. Il vous sera facile de vous familiariser avec  Synébat car vous retrouverez souvent les mêmes actions et processus d’une section à l’autre.

Les fenêtres peuvent se présenter sous la forme de formulaire ou de tableau. Le formulaire a en général pour fonction de saisir de nouvelles données, le tableau de lister les données saisies.

Exemple de fenêtre formulaire:

Exemple de fenêtre formulaire

Lorsqu’un champ est coloré, comme ici le champ Coût total HT, celui-ci est renseigné automatiquement et vous ne pouvez pas le modifier

Lorsque l’intitulé d’un champ est souligné, il s’agit d’un lien vers une autre fenêtre. Double-cliquez sur l’élément souligné pour ouvrir la fenêtre correspondante

Exemple de fenêtre tableau:

Exemple de fenêtre tableau

Certaines fenêtres tableau sont munies d’un ou plusieurs champs filtre comme dans l’aperçu ci-dessus. Pour filtrer le tableau, saisissez l’élément recherché dans le champ Afficher par… et appuyez sur la touche Entrée, ou sélectionnez un élément dans le menu déroulant. Vous pouvez réinitialiser l’affichage en cliquant sur Tout afficher.

Vous pouvez également trier votre tableau en cliquant sur l'en-tête des colonnes

e. Les rapports

Les rapports sont accessibles depuis les fenêtres. Ils vous permettent de consulter plus facilement vos données et de les imprimer.

Pour ouvrir un rapport, cliquez sur le bouton Imprimer dans la barre de commandes quand celui-ci est disponible.

Vous pouvez également exporter tous vos rapports au format PDF. Pour cela, cliquez sur l’icône PDF ou XPS de l’onglet Aperçu avant impression

5. Gestion des données

Synébat vous donne la possibilité de sauvegarder, restaurer et réinitialiser vos données.

a. Sauvegarde des données

Cliquez sur l’icône Effectuer une sauvegarde du ruban. Cliquez sur Oui au message suivant.

Choisissez ensuite la destination de votre sauvegarde puis cliquez sur Sauvegarder.

Sauvegarde des données

La fenêtre de sauvegarde vous indique également le chemin et la date de votre dernière sauvegarde

Pensez à effectuer des sauvegardes le plus souvent possible pour éviter la perte éventuelle de données!

b. Connexion aux données

Cliquez sur l’icône Connecter les données du ruban. Cliquez sur Oui au message suivant.

Connexion aux données

Choisissez ensuite le chemin du fichier à restaurer puis cliquez sur Connecter.

La fenêtre de restauration vous indique également le chemin du dernier fichier restauré et la date de votre dernière restauration

Il est important de comprendre que les données que vous utilisez sont « connectées » à Synébat et non pas « importées » dans le programme. Elles sont donc mises à jour en temps réel. Par exemple, vous souhaitez visualiser des données antérieures et vous connectez pour cela à un fichier de sauvegarde réalisé quelques mois plus tôt. Toute nouvelle saisie ou modification de données que vous effectuerez par la suite sera enregistrée dans le fichier de sauvegarde connecté. Si vous ne souhaitez pas altérer votre sauvegarde, faites une copie de celles-ci avant de les connecter au logiciel.

c. Réinitialisation des données

Cliquez sur l’icône Réinitialiser les données du ruban. Cliquez sur Oui au message suivant.

Réinitialisation des données

Pour procéder à la réinitialisation, Synébat va créer un nouveau fichier de données vierge et s’y connecter. Vos données actuelles resteront donc intactes et vous pourrez vous y reconnecter ultérieurement.

Choisissez  le chemin du nouveau fichier puis cliquez sur Réinitialiser.

Vous devrez ensuite reconfigurer le logiciel comme lors de la première ouverture

6. Utilisation en réseau

Synébat a été conçu pour vous permettre une utilisation en réseau, c'est-à-dire travailler simultanément depuis plusieurs postes en utilisant les mêmes données.

Pour cela vous devez installer Synébat sur tous les postes avec lesquels vous souhaitez travailler. Configurez votre réseau et connectez-y les ordinateurs. Placez ensuite le fichier de données à utiliser dans un dossier partagé, puis sur chaque ordinateur, connectez-vous à ces données comme indiqué dans le chapitre Connexion aux données ci-dessus.

Pour pouvoir utiliser Synébat en réseau, vous devrez acquérir plusieurs licences. Des packs de 3 licences sont disponibles dans notre boutique.

7. Créer une nouvelle société

Avec Synébat, vous avez la possibilité de gérer simultanément plusieurs sociétés, très simplement et de façon indépendante.

Pour créer une nouvelle société, cliquez sur l'icône Nouvelle société de l'onglet Données du ruban. Cliquez sur Oui au message suivant:

Créer une nouvelle société

Saisissez le nom de votre nouvelle société, puis appuyez sur la touche Entrée. Choisissez ensuite le chemin de votre fichier de sauvegarde de votre nouvelle société, et cliquez sur Créer.

La fonction Nouvelle société procède de façon identique à la réinitialisation, c'est à dire qu'un nouveau fichier vierge et créé, afin de vous permettre de gérer indépendamment chaque société créée. A l'issu de cette étape, vous devrez donc reconfigurer Synébat avec les données de votre nouvelle société.

8. Importations et exportations

Vous allez pouvez également importer ou exporter des écritures au format texte. Cette fonction très utile vous permettra de ne pas devoir saisir à la main vos écritures en cours et vos à-nouveaux lors de votre première utilisation du logiciel.

a. Importations

Sélection du fichier et choix des champs à importer

Cliquez sur l’icône Importer des écritures de l’onglet Gestion des données du ruban.

Dans la fenêtre Importation d’écritures, choisissez d’abord le fichier d’écritures à importer (fichier .txt). Les champs du fichier sélectionné apparaissent dans la liste Champs à importer.

Importation des écritures

L’étape suivante consiste à associer chaque champ du fichier à importer à la table des écritures de Synébat. Pour cela, choisissez un champ de la liste Champs à importer, puis choisissez un champ de la liste Champs de la table. Cliquez ensuite sur le bouton . Répétez l’opération pour chaque champ que vous souhaitez importer.

Choisissez ensuite vos paramètres d’import, puis cliquez sur Importer.

Avant d’importer, veuillez vous assurer que les champs Débit et Crédit sont au format numérique!

Vérification des écritures

La deuxième étape de l’import consiste à vérifier que le contenu du fichier importé est compatible avec la table des écritures de Synébat.

Importation des écritures

Avant de pouvoir valider l’importation, vous devez vérifier que :

  • Le numéro de l’écriture existe et est au format numérique
  • Le journal existe dans Synébat.
  • Le numéro de compte existe dans Synébat.

Si l’une de ces conditions n’est pas remplie, la ligne de l’écriture concernée se colore en rouge. Vous devez impérativement corriger ou supprimer cette écriture pour pouvoir finaliser l’importation.

Gestion des écritures importées

Enfin, cette dernière étape vous permet de gérer vos écritures importées.

Par défaut, Synébat considère que les écritures importées correspondant à des factures ont été déjà réglées. Si ce n’est pas le cas, décochez la case « Réglé » pour les écritures concernées puis cliquez sur Ok.

b. Exportations

Cliquez sur l’icône Exporter des écritures de l’onglet Gestion des données du ruban.

Exportation des écritures

Choisissez la destination de votre fichier d’exportation, puis sélectionnez les champs à exporter en double cliquant dans la liste de gauche ou en cliquant sur un champ puis sur le bouton . Les champs apparaissant dans la liste de droite sont les champs sélectionnés pour l’exportation.

Choisissez vos paramètres d’export, puis cliquez sur Exporter pour valider l’exportation.

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